Die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) und Belegerteilungspflicht

Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht
Bestimmungen für Unternehmen zu den Aufzeichnungspflichten

Seit 1.1.2016 gelten für Betriebe neue Aufzeichnungspflichten für alle Bareinnahmen zum Zweck der Losungsermittlung.

Die Neuerungen gelten nur für Barumsätze!

Sämtliche Steuerpflichtige, die für steuerliche Zwecke Bücher und Aufzeichnungen zu führen haben, müssen ihre Bareinnahmen künftig einzeln aufzeichnen.

Ein Kassasturz, wie ihn bisher Unternehmen bis 150.000 EUR Jahresumsatz machen durften, ist grundsätzlich nicht mehr zulässig.

Einzelerfassung mittels Registrierkasse

Betriebe (Gewerbe, selbständige Tätigkeit und Land- und Forstwirtschaft) haben zur Einzelerfassung der Barumsätze zwingend ein elektronisches Aufzeichnungssystem (Registrierkasse) zu verwenden, wenn

der Jahresumsatz je Betrieb netto 15.000 EUR und

die Barumsätze dieses Betriebes netto 7.500 EUR im Jahr überschreiten.

Der Begriff „Barumsätze“ umfasst auch die Zahlung mit Bankomat- oder Kreditkarte vor Ort, die Hingabe von Barschecks oder ausgegebenen Gutscheinen, Bons, etc.

Nicht als Barumsatz gelten Zahlungen mit Verrechnungsscheck oder Orderschecks, Online-Banking Überweisungen, PayPal und Einziehungsaufträge.

Hinweis: Beide Grenzen müssen überschritten sein, damit eine Registrierkassenpflicht besteht.

Die Grenze von 7.500 EUR für Barumsätze soll verhindern, dass Unternehmen, die neben Zielgeschäften mit hohen Beträgen auch geringe Bargeschäfte bis maximal 7.500 EUR tätigen, unter die Registrierkassenpflicht fallen.

Änderungen ab 1.4.2017

Treffen die Voraussetzungen für eine Registrierkassenpflicht zu, besteht ab dem Jahr 2016 die Verpflichtung zur Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems.

Spätestens ab 1.4.2017 müssen alle Kassensysteme zusätzlich über einen Manipulationsschutz, eine technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Diese Sicherheitseinrichtung besteht aus einer Verkettung der Barumsätze mit Hilfe der elektronischen Signatur bzw. Siegel der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit.

Jede Registrierkasse muss über folgende Eigenschaften verfügen:

Datenerfassungsprotokoll

Drucker oder Vorrichtung zur elektronischen Übermittlung von Zahlungsbelegen

Schnittstelle zu einer Sicherheitseinrichtung mit einer Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit

Verschlüsselungsalgorithmus AES 256

Kassenidentifikationsnummer

Details zu den technischen Voraussetzungen sind in der Registrierkassensicherheitsverordnung geregelt.

Belegerteilungsverpflichtung

Unternehmer haben ab 1.1.2016 die Verpflichtung bei Barzahlungen einen Beleg zu erstellen und dem Käufer zur Verfügung zu stellen. Dieser muss den Beleg entgegennehmen und bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten für Zwecke der Kontrolle durch die Finanzverwaltung mitnehmen.

Hinweis: Der Beleg kann auch elektronisch erstellt werden, z. B. mittels E-Mail oder Web-Download. Voraussetzung ist allerdings, dass der Beleg unmittelbar im Zusammenhang mit der Barzahlung durch die Registrierkasse erstellt und signiert wird. Weiters muss der Beleg tatsächlich in den Verfügungsbereich des Belegempfängers gelangen.

Jeder Beleg muss folgenden Inhalt aufweisen:

Bezeichnung des leistenden/liefernden Unternehmens

fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls einmalig vergeben werden

Tag der Belegausstellung

Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung

Betrag der Barzahlung

bei Verwendung von elektronischen Kassen mit Sicherheitseinrichtung: Kassenidentifikationsnummer, Datum und Uhrzeit der Belegausstellung, Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt, maschinenlesbarer Code (OCR-, Bar- oder QR-Code)

Vom Beleg muss der Unternehmer eine Durchschrift oder elektronische Abspeicherung machen und wie alle Buchhaltungsunterlagen sieben Jahre aufbewahren.

Quelle: wko